Governance

时间：2025年1月20日 22:00（美东时间）

与会理事： 黄河, 林新天，李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄建生，黄森华, 牛磊, 吴戈晖

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

1. 2025理事会成员介绍和对2025年USTCAF工作的建议
   1. 上届续任（余一年任期）： 林新天（840/2），李先进（857）, 李逊（850/6）, 胡荣湘（862）, 黄建生（9001）;
   2. 本届新任（两年任期）：黄河（830/2）, 牛磊（988）, 黄森华（996）；吴戈晖（1815）
2. 理事会成员提名和投票表决了2025届理事长和副理事长候选人。牛磊当选2025届理事长（8票赞成1票弃权），林新天当选2025届副理事长（9票赞成）。
3. 理事会成员提名和投票表决了执行团队President 和·秘书长候选人。牛磊当选President （7票赞成1票反对）。胡荣湘 当选秘书长（8票赞成）。
4. 理事会讨论了如何提高会员的参与度和Email投票率， 建议改进membership promotion 和管理， 平时也多做些活动抽奖，USTCAF gifts等.
   1. 常用的Email通知已经有点过时（大家对Social Media， Linked-In等新形式关注度更高）。 Member database CRM 等。
   2. 科二代项目等增加会员，
5. 理事会讨论了PR Group在AF组织和参与的活动中多宣传新生奖等项目。
6. 理事会讨论了USTCAF下一步的工作要加强在海外校友网络和举办活动，参与和帮助各地校友会的活动。 建议在下一次理事会前有些具体方案（重启各地校友会子基金，设立校友会合作的Budget, Travel Fund等）。 下一次理事会表决执行。

1. 爱心奖相关改进
   吴戈晖与胡荣湘跟科大教育基金会确认了资金和授权发放在4月份 
   下一年的爱心奖发放活动时，会增加一个双方联系授权问卷，帮助建立资助者和被资助者的联系 （吴戈晖与李逊 跟进IT改进） 
2. 设立子基金来Promote在艺术领域的校友 发展
   大家讨论了如何帮助在艺术类领域校友的发展，同意设立一个子基金来支持项目。建议请一位校友来领导这个项目的实施，AF给予协助和资金支持。 
   （牛磊跟进请校友lead项目） 
3. 帮助科大学生留学申请  
   首先需要了解学生需求。建议举办线下或线上活动交流。 
   （胡荣湘跟进飞跃项目负责人了解）  
4. 加强宣传股票捐款和公司捐款匹配 
   林新天起草了宣传文稿，并给理事会介绍股票捐赠的好处。
   （林新天跟进加入Donor-Advised Fund (DAF)，修改宣传文稿） 
5. 寻找一位助手来协助处理AF的捐款和记账 
   （胡荣湘跟进找助手，并向理事会报备） 
6. 关于如何使用AF子基金 
   在设立子基金之前，对于子基金的资金来源和使用进行澄清。 
   （吴戈晖跟进与学校进一步沟通设立子基金的事宜） 

时间：2024年10月18日 22:00（美东时间）

与会理事： 黄河, 林新天，李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄建生，黄森华, 牛磊, 吴戈晖, 陈炜铿

因故缺席： 庞梦

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

1. AF 教师奖评审： 秘书处Helen 发送了候选人资料和选票。理事会对相关材料和评审没有别的意见。现在正在选票收集阶段。科大建议杰出教师奖两位候选人如果投票结果相近，两位都发放。理事会对这个提议没有异议。
2. USTCAF Fellowship： 黄森华，牛磊，黄河等理事负责草拟相关细节。主要针对科二代高中生。定位Prestigious, 得奖人要特别优秀， 能给二代树立榜样。获奖人可以得到奖金和以后的实习/研究机会。 由科大校友推荐，科大杰出校友组成的委员会负责评选。奖金单独立项募捐。建议发奖典礼要in person，由杰出校友作为颁奖嘉宾。需要取个很好的名字。
   1. 理事会讨论建议10/19-11月3日两周时间内各位理事在自己的校友朋友圈子内做些非正式的调研，看看对项目的反应。如果反应很好就正式启动。
3. AF加强宣传股票捐赠和公司捐赠匹配：林新天理事起草和分享了相关文稿。理事会建议在11月初开始在各校友平台发布， 最好是跟科二代Fellow ship一起发布， 效果会更好。
4. Sean介绍了USTC 洛杉矶校友会准备12月29日办科大66周年庆祝活动和USTCAF能否同时举办30-周年年会。Sean建议USTCAF能否出2万美金经费。理事会建议有校友专门捐赠这个活动的话可以通过USTCAF平台来捐赠活动（有相关免税和Corporate match）， USTCAF现有的大部分都是定向用途捐赠资金，没有这么大笔经费来源。但是可以单独为活动立项募捐， 按捐赠实际款项拨款。

USTCAF理事会2024年4月19日会议纪要

时间：2024年4月19日 22:00（美东时间）

与会理事： 黄河, 林新天，李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄建生，黄森华, 牛磊, 吴戈晖

因故缺席： 庞梦, 陈炜铿

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

1. 吴戈晖理事报告了2024爱心奖总结， 提出了AF相关工作改进建议, 包括优化国内捐赠到爱心奖的资金流转，建立联系授权，增加互动联系，扩展捐赠途径（开拓和宣传国内股票捐赠等）。 为兼顾学期结束离校的学生的需求，AF在4月份完成授权科大发放。John跟科大教育基金会确认资金和授权发放。
2. PR 宣传： Promote 杰出校友的故事。 PR组在五月中前在公众号和网页，Email 宣传王明旭校友的SIGHT电影。（Jiansheng/Sean 提供素材给PR 组， John/Helen跟进发表）
3. USTCAF和科大女生联盟合作宣传校友故事。USTCWL子基金目前有1千多美金捐赠。
4. 科大今年留学的毕业生数目比往年大幅减少。理事会讨论了如何帮助科大学生提高留学申请成功率。请科大校友在美国负责招生的来介绍经验。 跟科大社团合作（Helen/John 跟科大飞跃项目跟进）
5. AF需要加强宣传股票捐赠和公司捐赠匹配（林新天负责起草文稿给秘书处发表）
6. Board optional gathering (Sean to organize).