Governance

USTCAF理事会2023年第一季度会议纪要

时间：2023年1月13日 22:00（美东时间）

与会理事：谭雪环, 黄河, 李逊,李先进, 胡荣湘, 黄森华，牛磊, 庞梦, 陈炜铿, 吴戈晖

因故未能出席: 迟世宏， 洪振尘

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

1. USTCAF 2023理事会年度计划：
   1. 牛磊提议成立几个Committee来推动工作效率和招募更多志愿者加入。
   2. 理事会讨论后决定可以先从几个有紧迫需要的委员会开始一步步落实。
   3. 理事会投票以九票赞成一票反对，通过了设立“PR Committee” 和“IT Committee”。
   4. Committee 由3~5位成员组成。Board members 可以决定加入哪个Committee。 Committee成立后完成工作计划和找负责Committee工作的人。
   5. 后续再根据这几个committees的经验决定别的工作小组等。
2. 理事会投票以九票赞成一票反对，通过了“跟张红（818）和魏奇志合作一起来推动USTCAF 文宣和校友采访工作项目“：
   1. 每年Budget少于$3000, 也可以设立专项subfund 吸收专项捐赠。
   2. 项目花销由USTCAF财务按照报批报销流程执行。

USTCAF 2022理事会2022年Q2会议纪要

时间：2022年4月23日 22:00（美东时间）

与会人：李逊, 黄河, 胡荣湘, 李先进, 牛磊, 黄森华, 迟世宏, 谭雪环, 洪振尘

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

1. USTCAF Finance Update：

• Treasurer胡荣湘汇报了2021财务。
  • 2021年报和IRS申报正在整理中。IRS 的年度申报截止日期延长到了11月15日， 计划在五月完成申报。
  • Finance Committee 在2021年会议中通过的试用专业投资咨询机构（Merril Lynch）管理USTCAF部分资产的决议已经在2021年12月执行。 2022年五月份是预设的半年度的Checkpoint，到时候会通报理事会结果。
• Finance Investment committee chair 黄河汇报了专业投资咨询机构里负责USTCAF资金投资的人也许会Contact AF 建议换投资机构。Finance Committee 收到建议后会讨论决定。
• 李逊建议把所有流程和文件在USTCAF Basecamp 整理存档。

2. 爱心奖（Goodwill）Program Update (谭雪环, 黄森华) 
   • 2022年Goodwill Campaign 将在6月启动
   • 推进Mentor Program: 现在已经有6个爱心奖学生(Mentee) 和7个校友Mentor报名。 建议通过科大爱心社等推广。另外除了一对一， 也可以尝试一对多讲座等。
3. 教师奖往届获奖人跟进：牛磊评估继续跟进，是否可以让科大帮跟踪整理， USTCAF在网络宣传。
4. USTCAF Ambassador项目：李先进已经联络了两位校友参加。
5. AF日常工作: 建议定期举行志愿者团队的工作会议，执行和跟进AF的各项工作。CEO迟世宏负责，李逊组织开头的几次会议。
6. 理事们也讨论了USTCAF可以评估的几个事项：是否参与校友们讨论中的科大和国科大合并建议，USTCAF 的Souvenir， 借鉴别的基金会的经验如何提高USTCAF的执行力和扩大影响等。

USTCAF 2023理事会2022第一次会议纪要

时间：2022年12月9日 22:00（美东时间）

与会理事：谭雪环, 李先进, 胡荣湘, 迟世宏,牛磊, 洪振尘, 庞梦, 陈炜铿, 吴戈晖

因故未能出席: 黄河, 李逊, 黄森华

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)/  吴戈晖（理事）

会议纪要：

1. USTCAF 2023 年理事会选举结果：
   • 理事：谭雪环 (823), 黄河 (830/2), 李逊 (850/6), 李先进(857)，胡荣湘 (862) , 迟世宏(897), 黄森华 (966), 牛磊 (988), 洪振尘 (1304), 庞梦 (0807), 陈炜铿（1333）, 吴戈晖  (1815)

• 理事长：牛磊；副理事长：庞梦

    2．  把爱心奖做的更好，在奖励资金的同时也帮助获奖者更好完成学业，做到 ”没有drop out, 减少挂科”

• 征集更多志愿者加入和雪环一起推动爱心奖的工作。
• 学生挂科或Drop out原因有入学第一学期对课业难度有误判，因专业专业不对口--不知道喜欢什么或适合做什么，就业迷茫--在出国或考研不顺后才考虑就业等
• USTCAF可以结合校方有毕业率KPI的动力，从上而下推动学生同辈帮扶，用保研加分等措施来激励在校学生帮扶困难学生。

3. 跟进Mentorship Program。

4. 扩大捐赠资金来源：

• USTCAF 2022 到12月初捐赠大约10万美元，预计全年捐赠大约10多万美元。 今年没有新设立特别大额捐赠项目。年底前会再在各地校友会群和AF的节日活动群等Promote一下。

5. 扩大杰出校友的捐赠；除了爱心奖，新生奖，教师奖等， 还有交流项目（与Stanford、MIT等）的捐赠等。

6. 让更多人知道USTCAF、让有科大情怀的校友加入进来

• 扩大曝光率：除了现有的几个节日活动等，2023年规划科大65周年庆相关的活动，联合地方校友会开展线上下结合的活动；以科技峰会、行业峰会等形式开展定期交流

时间：2021年12月10日 22:00（美东时间）

与会人：李逊, 黄河, 胡荣湘, 李先进, 牛磊, 黄森华, 迟世宏, 谭雪环, 洪振尘

主持：胡荣湘

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

1. USTCAF2022理事会的选举在11月10日结束。2022年理事会成员共九人， 名单和任期如下：

• 今年选举的理事（两年任期）： 胡荣湘，李先进，迟世宏，谭雪环，李逊、洪振尘
• 去年选举的理事（还有一年任期）: 黄黄河、森华、牛磊

2. USTCAF2022理事们在2021年12月10日的第一次全体理事会议中，投票选举了2022年的理事会会长和副会长。2021年的会长李先进和副会长黄河经过理事投票分别连任2022年的会长和副会长。

3. USTCAF财务官John Hu汇报了根据会员提议增添Merrill Lynch的投资managed account作为USTCAF 接受股票捐赠的账号之一（另一个一直使用的账号是USTCAF 在Charles Schwab 的Account）。

4. 李先进提议设立USTCAF Ambassador项目， 加强招募和培养志愿者团队来分担执行USTCAF的各项工作。在USTCAF网页上也加上一个Ambassador Program 的链接。迟世宏作为USTCAF执行团队的President 来跟李先进一起细化任务和目标。 从2022年元宵晚会开始尝试实行Ambassador计划。

5. 理事们也讨论了USTCAF需要改进的一些地方：加强宣传力度，改进网站，招募更多志愿者，给教师奖等一些没有项目负责人的项目落实负责人等。

6. 迟世宏收集理事们的意见，整理规划USTCAF　２０２２年的工作项目和目标。