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Chair and Board

USTCAF理事会2025年10月17日会议纪要

Chair and Board

会议日期： 2025年10月17日 

出席理事： 林新天、李先进、胡荣湘、牛磊、黄森华、黄河、吴戈晖 

会议主持： 牛磊（主席） 

会议记录： 牛磊（主席）、胡荣湘（秘书长）、刘多（秘书处） 

 

一、教师奖评选结果通报 

牛磊主席向理事会通报了本年度教师奖的评选结果及获奖名单。 

 

二、陈林奖学金调整方案 

更新： 自2026年起，陈林奖学金名额调整为每年三人，连续四年实施。 

 

三、2025年第三季度工作回顾 

3.1 硅谷会员大会总结 

经理事会讨论，提出以下改进建议： 

  • 聚焦核心内容： 精简会议规模，集中资源于主要议程
  • 优化会场布局： 设立专门的VIP席位区域
  • 专业化支持： 聘请专业人员提供会场技术与后勤支持
  • 控制嘉宾规模： 每个专题讨论环节严格控制嘉宾人数，提升讨论质量

3.2 K2S项目总结与优化 

  • 自2026年起取消鼓励奖设置
  • 奖金发放仪式与年度峰会同期举行，避免与其他校友会活动时间冲突
  • 奖金来源由企业赞助（Corporate Sponsorship）全额承担

 

四、2025年第四季度工作计划与筹款活动 

4.1 年度筹款活动安排 

时间调整： 将2025年度筹款活动提前至11月初启动 

配套措施： 

  • 开展会员抽奖活动，向中奖者赠送纪念品
  • 公关组负责宣传推广工作
  • IT组负责更新并优化捐赠网页功能

 

五、特殊拨款董事会决议投票 

议题： 李逊提交的Unusual Grant Board Resolution 

投票结果： 全体出席理事（林新天、李先进、胡荣湘、牛磊、黄森华、黄河、吴戈晖）一致通过 

 

六、校友基金会活动专业化讨论 

理事会就提升组织运营专业化水平展开讨论，形成以下共识： 

6.1 实习生培养计划 

  • 鼓励招募实习生参与基金会工作
  • 确保资深成员投入时间指导

6.2 技术工具应用 

  • 探索人工智能工具的应用，例如Anthropic的Claude等AI助手
  • 提升工作效率和文档管理质量

 

USTCAF理事会2025年7月18日会议纪要

Chair and Board

时间：2025年7月18日 22:00（美东时间） 

与会理事：林新天，李先进, 胡荣湘, 牛磊， 李逊, 黄森华, 黄河， 吴戈晖 

会议记录/文档存档： 牛磊（主席）/ 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处) 

会议纪要：  

  1. 科二代（K2S）奖学金: 

1） 在各微信群加大宣传 

2） 将信息放到USTCAF主页 

3） 获奖者有机会被推荐实习 

4） 加大私人渠道的宣传 

5） 给高中竞赛获得者发奖 

  1. GW 奖学金:  

1） 需要每年给捐款者发信，以加强联系 - 吴戈晖 

2） 寻找愿意提供match的捐款者 - 林新天 

3） 可能的话，将活动开始时间提前到每年的11月底 - 吴戈晖 

4） 宣传GW子基金，这样捐款者在off season也可以捐款 

  1. USTCAF 30周年庆典科大北美校友年会：

1） 确定形式为VIP/讲座+晚宴+联谊活动和网球pickle ball 高球

2） 体育活动包括几个运动等比赛/筹款活动。 

  1. 提高基金会运作效率

可能考虑购买针对nonprofit设计的CRM软件

 

USTCAF理事会2025年1月20日会议纪要

Chair and Board

时间：2025年1月20日 22:00（美东时间）

与会理事： 黄河, 林新天，李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄建生，黄森华, 牛磊, 吴戈晖

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

  1. 2025理事会成员介绍和对2025年USTCAF工作的建议
    1. 上届续任（余一年任期）： 林新天（840/2），李先进（857）, 李逊（850/6）, 胡荣湘（862）, 黄建生（9001）;
    2. 本届新任（两年任期）：黄河（830/2）, 牛磊（988）, 黄森华（996）；吴戈晖（1815）
  2. 理事会成员提名和投票表决了2025届理事长和副理事长候选人。牛磊当选2025届理事长（8票赞成1票弃权），林新天当选2025届副理事长（9票赞成）。
  3. 理事会成员提名和投票表决了执行团队President 和·秘书长候选人。牛磊当选President （7票赞成1票反对）。胡荣湘 当选秘书长（8票赞成）。
  4. 理事会讨论了如何提高会员的参与度和Email投票率， 建议改进membership promotion 和管理， 平时也多做些活动抽奖，USTCAF gifts等.
    1. 常用的Email通知已经有点过时（大家对Social Media， Linked-In等新形式关注度更高）。 Member database CRM 等。
    2. 科二代项目等增加会员，
  5. 理事会讨论了PR Group在AF组织和参与的活动中多宣传新生奖等项目。
  6. 理事会讨论了USTCAF下一步的工作要加强在海外校友网络和举办活动，参与和帮助各地校友会的活动。 建议在下一次理事会前有些具体方案（重启各地校友会子基金，设立校友会合作的Budget, Travel Fund等）。 下一次理事会表决执行。

 

USTCAF理事会2025年4月18日会议纪要

Chair and Board

时间：2025年4月18日 22:00（美东时间）

与会理事：林新天，李先进, 胡荣湘, 黄建生，牛磊， 李逊,  黄森华

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

  1. USTCAF 30周年庆典科大北美校友年会： 时间9/20日周六校庆 (作为校庆一部分)。第一次科大北美校友年会定在硅谷。 USTCAF 拨款经费 $10000, 预定在募捐两万多。. (投票时在场的六位理事林新天，李先进, 胡荣湘, 黄建生，牛磊， 李逊都赞成)
  2. 在校友年会上发放第一届科二代奖学金。候选人提交申请截止时间定在8月底。10 student awards
  3. 科大北美校友各地校友会活动支持: $5k max, $1k max per local alumni association based on scale
  4. USTCAF donation drive award …
    1. Gift with USTCAF 30 year logo, what Gift
    2. Ask USTC to send AF the gift (John/Helen).
  5. USTCAF intern for summer 2025 – working on database, webpage etc. Mentored by USTCAF board members.
  6. GW award: pick a few candidates for Google subfund and other subfunds (Helen to pick a few candidates for He Huang to contact Google subfund manager Xinle).

USTCAF理事会2024年10月18日会议纪要

Chair and Board

时间：2024年10月18日 22:00（美东时间）

与会理事： 黄河, 林新天，李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄建生，黄森华, 牛磊, 吴戈晖, 陈炜铿

因故缺席： 庞梦

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

  1. AF 教师奖评审： 秘书处Helen 发送了候选人资料和选票。理事会对相关材料和评审没有别的意见。现在正在选票收集阶段。科大建议杰出教师奖两位候选人如果投票结果相近，两位都发放。理事会对这个提议没有异议。
  2. USTCAF Fellowship： 黄森华，牛磊，黄河等理事负责草拟相关细节。主要针对科二代高中生。定位Prestigious, 得奖人要特别优秀， 能给二代树立榜样。获奖人可以得到奖金和以后的实习/研究机会。 由科大校友推荐，科大杰出校友组成的委员会负责评选。奖金单独立项募捐。建议发奖典礼要in person，由杰出校友作为颁奖嘉宾。需要取个很好的名字。
    1. 理事会讨论建议10/19-11月3日两周时间内各位理事在自己的校友朋友圈子内做些非正式的调研，看看对项目的反应。如果反应很好就正式启动。
  3. AF加强宣传股票捐赠和公司捐赠匹配：林新天理事起草和分享了相关文稿。理事会建议在11月初开始在各校友平台发布， 最好是跟科二代Fellow ship一起发布， 效果会更好。
  4. Sean介绍了USTC 洛杉矶校友会准备12月29日办科大66周年庆祝活动和USTCAF能否同时举办30-周年年会。Sean建议USTCAF能否出2万美金经费。理事会建议有校友专门捐赠这个活动的话可以通过USTCAF平台来捐赠活动（有相关免税和Corporate match）， USTCAF现有的大部分都是定向用途捐赠资金，没有这么大笔经费来源。但是可以单独为活动立项募捐， 按捐赠实际款项拨款。