USTCAF 2020理事会2020 年第三季度会议纪要

USTCAF 2020理事会2020 年第三季度会议纪要


时间:202091822:00(美东时间)

与会人:

理事:迟世宏,谭雪环,王艾伦, 胡荣湘,刘新乐,张冬欣,李先进,李逊,庞华栋

项目负责人:赵晗

主持:迟世宏(理事会主席)

会议记录/文档存档: 胡荣湘(秘书长)/刘多(秘书处)


会议纪要:

  1. 迟世宏主席总结了USTCAF 2020Q3 的工作进展和需要跟进的几项工作。

    1. 另附秘书处工作报告 (开会前放在basecamp, 会议中不详细展开讨论) -Helen

https://basecamp.com/1999944/projects/4682542/messages/93187369

  1. 提案和表决结果:

    1. RESOLUTION: GBR-2020-38 Appointment of Secretary

http://www.ustcaf.org/about-us/governance/resolutions/362-resolution-gbr-2020-38-appointment-of-secretary

理事会投票表决通过了提案. 投票结果:

      • 7票赞成:迟世宏,李逊,张冬欣,胡荣湘,王艾伦,李先进, 谭雪环

      • 2票未投:刘新乐,庞华栋

    1. RESOLUTION: GBR-2020-39 Regular Board Meeting Time

http://www.ustcaf.org/about-us/governance/resolutions/363-resolution-gbr-2020-39-regular-board-meeting-time

理事会投票表决通过了提案. 投票结果:

      • 8票赞成:迟世宏,李逊,张冬欣,胡荣湘,王艾伦,李先进, 谭雪环, 庞华栋

      • 1票未投:刘新乐

    1. RESOLUTION: GBR-2020-40 Investment Sharing for Sub-funds

http://www.ustcaf.org/about-us/governance/resolutions/364-resolution-gbr-2020-40-investment-sharing-for-sub-funds

理事会投票表决通过了提案. 投票结果:

      • 6票赞成:迟世宏,李逊,张冬欣,胡荣湘,王艾伦, 谭雪环

      • 1票未投:刘新乐,李先进,庞华栋

 

 

  1. 工作项目的讨论:

    1. 成立一个Investment Task Force,由几位理事和几位投资方面的专家校友组成, 给理事会提供一个新的投资方案,由理事会决议。会议中建议迟世宏,胡荣湘,刘新乐等理事参加,具体名单世宏会再询问理事们和自愿者团队愿意参加的都可以加入。

    2. 提高爱心奖金额的方案:

      1. 赵晗提到USTCAF曾经尝试过除了每年3000元人民币的资助外增加一档每年5000元人民币的资助。这个方案也可以尝试重新实行。

      2. 世宏和秘书处一起找2016年理事会的文件中有无相关的决议可以依照执行。如果有相关决议可以按相关决议执行。如果没有相关决议,理事会再决定具体的方案。

    3. Goodwill Manager Change: 周为民完成今年GW募捐后改到别的项目。需要一个新的Goodwill Manager。建议别的相关团队一起来协助做。Goodwill Manager负责协调相关工作。谭雪环可以作为Goodwill Manager 负责GW团队的协调工作,先看一下现在Goodwill Manager的相关工作。

    4. USTCAF PR Team: 王艾伦负责重新启动PR 团队, 加强USTCAF的文宣。

    5. 迟世宏介绍了Eric Lin sponsor 一个 documentary film to record the changes at USTC over the years and into the future。 后续文宣团队和秘书处可以一起跟进。


 

USTCAF 2020理事会2020 年第二季度会议纪要

时间:2020年6月26日 22:00(美东时间)

与会人:

理事:迟世宏,刘心乐,李逊,张冬欣,胡荣湘,王艾伦,李先进,庞华栋,谭雪环

各项目负责人:周为民,李嘉

主持:迟世宏(理事会主席)

会议记录/文档存档: 胡荣湘(秘书长)/刘多(秘书处)

    详细文档请参阅:https://basecamp.com/1999944/projects/4682542/messages/91927139

        https://docs.google.com/document/d/1ifdSlyVxu1Nc_007hhFcYb-UkmKEfakraYjG4fpVVQk/edit

  1. 2019年finance summary - 胡荣湘/李逊
  • 2019年总共收入$293.7k, 其中捐赠收入$159.3k, 投资和科大更正的18年花销$134.4k。
  • 2019年总支出$119.5k. 2019年总共盈余$174.2k, 总资产$1531.8k.
  • 中国从2018年底开始对海外组织汇往国内和在国内发放的每笔经费都要备案,备案需要时间。AF现在在科大会预先备案和留有两年以上的经费,每两年做一次备案。
  • AF过去5年每年平均收入$237.5k, 其中符合公众捐赠部分$185.6k。
  • 2019财报和报税记录: https://basecamp.com/1999944/projects/4682542/messages/91927139
  • 每年的财报对公众公开在USTCAF 网页: http://www.ustcaf.org/about-us/finances
  • 有关几笔AF记录的Benevity 2019年1月和2020年1月捐赠记录Q/A

https://docs.google.com/document/d/1RHUq2F9P8gwJmggsnklON6mZFvJ3iuKNec_OaJ6btgA/edit?usp=sharing

 

  1. 接受大额捐赠的可能性和执行 -李逊/ 胡荣湘
  • 科大教育基金会告知AF,有一位美国大额捐赠人需要通过AF捐赠科大(定点捐赠,专款专用,通过AF捐赠到科大教育基金会的指定项目,最多可达10年内1亿人民币), 需要AF回复可行性。
  • USTCAF是IRS 501C(3) Public Charity, 要保持这个Status需要在连续两年内至少一年符合 Public Charity 资格(过去五年总收入里公众捐赠占比超过1/3)。
  • 按照这个要求和AF的现有捐赠数据推算,AF今年(4~5年内)可以接受一笔~$1.5M。但是根据Steven和John的初步分析和CPA的初步意见,有些特殊情况可以接受单笔大额捐赠而不影响Public Charity Status.
  • 需要律师的专业意见进一步核实。财务组(Steven和John)正在找两个Non-Profit 律师行要preliminary quotation。

o   Follow up: StevenJohn 收集相关材料,理事会一起讨论决定。

 

  1. 今年的募捐计划和项目 - Discussions by ALL 
  • AF这几年捐赠数额没有大的变化, 足够现有项目开销但需要扩大规模,增加影响力。
  • 需要大家集思广益,看有什么新的项目可以增加新的募捐来源。比如今年科大李卫平老师牵线跟John/新乐谈妥的科大创新教育项目和相关募捐;以及跟华米/科大体育部/网协一起冠名募捐设立科大的网球大赛项目等体育项目(专项募捐)等。
  • Follow up (ALL): Any other programs we can work with USTC and stimulate more donations?

 

  1. 运行经费,包括秘书处的经费 - 胡荣湘
  • 秘书处刘多提供了2019年理事会通过的前秘书处负责人张玮提交的2019年秘书处每季度经费预算和第三第四季度执行情况。第四季度的经费还没有派放。理事会同意按2019年的决议派放2019第四季度经费,

o   Follow up: 秘书处刘多按照程序申请补发实际执行经费。

  • Review了秘书处刘多提交的工作总结和2020年计划。

o   Follow up: 秘书处提交2020年经费方案按需要按照程序提出申请。

 

  1. Goodwill summary and any new proposals:

 5.1 GW工作报告和GW复审规则的表决 - 周为民

& 5.2 GW additional guideline proposals- 刘新乐

  • 2019年度的GW已经发放,按照2016年理事会定的规则执行。挂科学生资助额减半(减掉¥1500)。
  • 新乐提案更改2016年理事会的GW执行决议,挂科改为减少金额¥1000.

o   理事会投票决议通过提案. 投票结果:

  • 7票赞成:世宏,新乐,李逊,张冬欣,胡荣湘,王艾伦,李先进
  • 2票未投:庞华栋,谭雪环
  • 因为疫情影响,科大提交GW名单比往年晚了几个月。
  • 科大提交了2020年GW拟资助名单。GW工作小组复审发现有两位学生申请到了三个助学金(非贷款/奖学金),总额九千多到10200。AF 现有的Guideline没有明确规定每个学生最多的每年总助学金金额,需要理事会决议总金额数目(

o   Follow Up 新乐和为民确定GW项目的Guideline $6200? Or?,在理事会邮件组表决定案。

相关详细文件:

https://basecamp.com/1999944/projects/6347229/messages/92009043#events_message_92009043

https://docs.google.com/document/d/1RHUq2F9P8gwJmggsnklON6mZFvJ3iuKNec_OaJ6btgA/edit?usp=sharing

 

 

  1. 基金管理的讨论: 迟世宏
  • 世宏分析了NASDA vs S&P 500过去10年的涨幅, S&P500 涨了2倍多, NASDA涨了4倍。提议AF的资金中用于投资的部分从现在的S&P 500改成NASDA。
  • 因为时间关系没有能够展开讨论这个议题,

o   Follow Up 理事会邮件组跟进讨论决定AF投资组合方案。

 

  1. 其它议题和建议:

o   Follow Up 还没有 @ustcaf.org 邮箱的理事和officers 请跟李嘉联系设立个人邮箱。迁移完成后秘书处更新所有人的邮箱和相应邮件组。

USTCAF 2019 届理事会2019年三季度例会 会议纪要

USTCAF 2019届三季度理事会

会议纪要

 会议时间:2019年7月10日美东22:00

会议地点:Bluejeans 网络会议室

 参会人员:迟世宏、李逊、刘新乐、董群峰、张玮、徐赤诚、周为民、张玮

 会议内容: 

1、     2018GW认捐促进以及后续年份拟新成立“陈-林教育和文化基金会助学金”和“玉老爱心基金”相关事项的商议。

         GW Manager周为民主持该议题:

         理事会建议周为民草拟上述两项子基金的具体实施细则后提交理事会做邮件表决。

         周为民建议采用“接力推广”的模式,首先通过理事会成员向同学校友转推由 GW 项目组制作的推广资料。再通过校友群扩散。

 2、     审议通过秘书处2019二季度工作报告与三季度工作计划,2019二-三季度费用执行与财务预算;

3、     Steven 向大家介绍了 USTCAF2018 年度财务情况,并提供了 2018 财报链接供查阅,并计划做一份收支分析报告提供给理事会。

http://www.ustcaf.org/en/about-us/finances

4、     刘新乐建议:AF 全球首创爱心奖学金模式,已历时多年。可以考虑将历年 GW 受资助的同学汇总成为一个数据库。对毕业达到一定年限的受惠于 GW 项目的同学进行回访并鼓励他们参与到 AF 的GW项目。

5、     张玮通报了秘书处和校友总会沟通及有关推广活动,以及参加学校年度值年返校活动情况。 

USTCAF 2019 年度第四季度理事会会议纪要

时间: 美西时间  2019年12月9日晚上7点
与会人:迟世宏,刘心乐,徐赤城,李逊,张冬欣,胡荣湘,王艾伦,李先进
代理秘书:周为民

1. 李逊整理出财报,所以人都可以上网站查看。
2. 爱心助学金和陈-林助学金:由于AF每一笔钱现在都要备案,今年名单有所延迟。周为民会向学校询问最终的名单。主席需要给捐赠人陈师兄电话感谢,之后找人登门拜访感谢。
3. 各位理事自我介绍并选举,选举结果:
主席:迟世宏。(投票人:刘心乐,徐赤城,李逊,张冬欣,胡荣湘,王艾伦,李先进,迟世宏)
主席提名副主席:刘心乐
4. 连任主席发言,希望来年能把endowment做成。
5. 把各位理事加入This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.需要持续关注该邮箱是否有漏邮件的bug。
6. 刘心乐提议各位理事分别发言,对增强募捐给些建议。如下为建议:增强线下活动,增加industry圈子内的抱团,邀请各种大佬座谈。尝试邮件群,微信群等多种渠道。收集校友联系方式。

USTCAF 2019 届理事会2019年二季度例会 会议纪要

USTCAF 2019届理事会2019年二季度例会
会议纪要



会议时间:2019年4月22日美东22:00

参会人员:迟世宏、李逊、李嘉、刘新乐、王艾伦、胡荣湘、董群峰、张冬欣、张玮

会议内容:

一、    审议通过秘书处2019年一季度工作报告,2019年一季度费用报告和二季度费用预算。

二、    胡荣湘建议:USTCAF,2018年收入支出统计已经完成,Steven 会发邮件向理事会报告。

三、    迟世宏建议:希望在校友群体里推广 USTCAF,提升显示度。以 AF 名义组织地方校友会活动,提供支持。

四、    胡荣湘:近年来 AF 的在校友群体显示度下降。和校友总会的朱洪超沟通,AF 可以提供一些经费,支持校友总会的社团活动。让校友总会来组织校友写一些文章,为 AF 做软性的推广。

五、    Steven:建议设立一个“推广专员”岗位,征集校友担当这个角色。
六、    刘新乐:建议恢复 AF 微信群的宣传专员的活动。
七:    张玮:秘书处今天领了两份工作:1、和校友总会沟通有关推广活动;2、给推广专员设定工作职责(打算征召赵晗)。

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