USTCAF理事会2024年10月18日会议纪要

时间:2024年10月18日 22:00(美东时间)

与会理事: 黄河, 林新天,李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄建生,黄森华, 牛磊, 吴戈晖, 陈炜铿

因故缺席: 庞梦

会议记录/文档存档: 胡荣湘(秘书长)/刘多(秘书处)

会议纪要:

  1. AF 教师奖评审: 秘书处Helen 发送了候选人资料和选票。理事会对相关材料和评审没有别的意见。现在正在选票收集阶段。科大建议杰出教师奖两位候选人如果投票结果相近,两位都发放。理事会对这个提议没有异议。
  2. USTCAF Fellowship: 黄森华,牛磊,黄河等理事负责草拟相关细节。主要针对科二代高中生。定位Prestigious, 得奖人要特别优秀, 能给二代树立榜样。获奖人可以得到奖金和以后的实习/研究机会。 由科大校友推荐,科大杰出校友组成的委员会负责评选。奖金单独立项募捐。建议发奖典礼要in person,由杰出校友作为颁奖嘉宾。需要取个很好的名字。
    1. 理事会讨论建议10/19-11月3日两周时间内各位理事在自己的校友朋友圈子内做些非正式的调研,看看对项目的反应。如果反应很好就正式启动。
  3. AF加强宣传股票捐赠和公司捐赠匹配:林新天理事起草和分享了相关文稿。理事会建议在11月初开始在各校友平台发布, 最好是跟科二代Fellow ship一起发布, 效果会更好。
  4. Sean介绍了USTC 洛杉矶校友会准备12月29日办科大66周年庆祝活动和USTCAF能否同时举办30-周年年会。Sean建议USTCAF能否出2万美金经费。理事会建议有校友专门捐赠这个活动的话可以通过USTCAF平台来捐赠活动(有相关免税和Corporate match), USTCAF现有的大部分都是定向用途捐赠资金,没有这么大笔经费来源。但是可以单独为活动立项募捐, 按捐赠实际款项拨款。

2024三季度USTCAF理事会会议纪要

 
时间:2024年07月26日 22:00(美东时间) 
与会理事: 黄河, 林新天, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄森华, 牛磊, 吴戈晖, 陈炜铿, 庞梦(晚到) 
因故缺席: 黄建生 
会议记录/文档存档: 牛磊(Chair)胡荣湘(秘书长)/刘多(秘书处) 
会议纪要: 
  1. 爱心奖相关改进
    吴戈晖与胡荣湘跟科大教育基金会确认了资金和授权发放在4月份 
    下一年的爱心奖发放活动时,会增加一个双方联系授权问卷,帮助建立资助者和被资助者的联系 (吴戈晖与李逊 跟进IT改进) 
  2. 设立子基金来Promote在艺术领域的校友 发展
    大家讨论了如何帮助在艺术类领域校友的发展,同意设立一个子基金来支持项目。建议请一位校友来领导这个项目的实施,AF给予协助和资金支持。 
    (牛磊跟进请校友lead项目) 
  3. 帮助科大学生留学申请  
    首先需要了解学生需求。建议举办线下或线上活动交流。 
    (胡荣湘跟进飞跃项目负责人了解)  
  4. 加强宣传股票捐款和公司捐款匹配 
    林新天起草了宣传文稿,并给理事会介绍股票捐赠的好处。
    (林新天跟进加入Donor-Advised Fund (DAF),修改宣传文稿) 
  5. 寻找一位助手来协助处理AF的捐款和记账 
    (胡荣湘跟进找助手,并向理事会报备) 
  6. 关于如何使用AF子基金 
    在设立子基金之前,对于子基金的资金来源和使用进行澄清。 
    (吴戈晖跟进与学校进一步沟通设立子基金的事宜) 

USTCAF理事会2024年1月19日会议纪要

 时间:2024年1月19日 22:00(美东时间)


与会理事: 黄河, 林新天,李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄建生,黄森华, 牛磊, 庞梦, 陈炜铿, 吴戈晖(全体出席)


会议记录/文档存档: 胡荣湘(秘书长)/刘多(秘书处)


会议纪要:

USTCAF理事会2024年4月19日会议纪要

USTCAF理事会2024年4月19日会议纪要

 

时间:2024年4月19日 22:00(美东时间)

与会理事: 黄河, 林新天,李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄建生,黄森华, 牛磊, 吴戈晖

因故缺席: 庞梦, 陈炜铿

会议记录/文档存档: 胡荣湘(秘书长)/刘多(秘书处)

会议纪要:

  1. 吴戈晖理事报告了2024爱心奖总结, 提出了AF相关工作改进建议, 包括优化国内捐赠到爱心奖的资金流转,建立联系授权,增加互动联系,扩展捐赠途径(开拓和宣传国内股票捐赠等)。 为兼顾学期结束离校的学生的需求,AF在4月份完成授权科大发放。John跟科大教育基金会确认资金和授权发放。
  2. PR 宣传: Promote 杰出校友的故事。 PR组在五月中前在公众号和网页,Email 宣传王明旭校友的SIGHT电影。(Jiansheng/Sean 提供素材给PR 组, John/Helen跟进发表)
  3. USTCAF和科大女生联盟合作宣传校友故事。USTCWL子基金目前有1千多美金捐赠。
  4. 科大今年留学的毕业生数目比往年大幅减少。理事会讨论了如何帮助科大学生提高留学申请成功率。请科大校友在美国负责招生的来介绍经验。 跟科大社团合作(Helen/John 跟科大飞跃项目跟进)
  5. AF需要加强宣传股票捐赠和公司捐赠匹配(林新天负责起草文稿给秘书处发表)
  6. Board optional gathering (Sean to organize).

USTCAF理事会2023年11月03日会议纪要

时间:2023年11月03日 22:00(美东时间)

与会理事:黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄森华, 牛磊, 陈炜铿, 吴戈晖

因故未能出席: 庞梦, 洪振尘

会议记录/文档存档: 胡荣湘(秘书长)/刘多(秘书处)

会议纪要:

 

A)理事会会议召开前安排的日程讨论纪要:

  1. 理事会全票通过确认了2023年10月20日理事会的纪要。
  2. USTCAF会员资格:根据现有最新版(2016年)USTCAF Bylaw, 2023届理事会确认的会员资格如下(详细参见Resolution “ BOARD RESOLUTION OF UNIVERSITY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY OF CHINA ALUMNI FOUNDATION – ON UPDATED MEMBERSHIP QUALIFICATION“)
    1. 理事会投票通过决议。8位投票时在线理事, 8票赞成(黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄森华, 牛磊, 陈炜铿, 吴戈晖)
  3. 根据现有最新版(2016年)USTCAF Bylaw, 2023届理事会确认的会员Agreement 如下(详细参见Resolution “ BOARD RESOLUTION OF UNIVERSITY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY OF CHINA ALUMNI FOUNDATION – ON MEMBERSHIP AGREEMENT“)
    1. 理事会投票通过决议。8位投票时在线理事, 8票赞成(黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄森华, 牛磊, 陈炜铿, 吴戈晖)
  4. 理事会通过2024届理事选举和会员大会时间: 2023年12月25日理事候选人提名/报名截止,12月26日到2024年1月13日Email 投票, 2024年1月13日举行会员大会(如果Email Ballot 和 会员大会现场参与会员数的总和超过规定的Quorum (25% of valid members), 2024届选举将在2024年1月13日会员大会后结束。
    1. 理事会投票通过决议。8位投票时在线理事, 8票赞成(黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 黄森华, 牛磊, 陈炜铿, 吴戈晖)

理事会会议Open Discussion 日程讨论纪要:

  1. USTCAF Ambassador Program:
    1. 除了上次理事会讨论的在USTCAF网页 Publish Ambassador program 外, 李逊 负责跟李先进一起召开Working meeting 来具体落实相关的工作(初步落实在11月9日开会)
  2. 根据现在的情况继续完善会员的qualifications:
    1. 在后续的理事会议讨论落实