USTCAF2013届当选主席应凌航给大家的信

各位科大校友:

大家好,我是0302(03级物理系)的应凌航。科大校友基金会(USTCAF)2013届理事会新任的主席,在春节来临之际,我和科大校友基金会理事会各位理事,秘书处工作人员,志愿者一起给大家拜个早年,祝大家春节快乐!

USTCAF已经走过了18个年头。我们也一直在探索更好地为我们的会员、校友服务的方式。在这里,我很高兴利用这个新年贺辞的机会向大家介绍AF的秘书处。

去年这个时候,2012届理事会确定新设立专职秘书处,由张玮师兄(856)以志愿者的身份出任基金会秘书长,负责秘书处工作。在过去的一年时间里,秘书处逐渐熟悉并接手AF的日常运作,包括操作爱心奖学金,教师奖学金,新生奖学金,与志愿者一起参与编写newsletter和组织实施年度选举。并且,秘书处开始对每一笔捐款承诺进行跟进,如果没有及时收到款项,积极与捐款人联系,保证捐款渠道顺畅。

秘书处第一年的工作除了熟悉情况和交接现有的一些流程之外,已经开始做了一些其他尝试和探索,包括对科大学生处,校友总会和校友基金会进行拜访,参与了科大迎新生活动,在科大新生中宣传AF。

在新的一年里,已经熟悉已有工作的秘书处已经可以腾出更多时间和资源来做一些对校友来说很重要,却又由于资源限制,之前没法去做的工作:

比如,更好的跟踪公司捐款匹配;公司匹配捐款周期长,每个公司的流程也都不一样,AF的财务长胡荣湘师兄和王克非师兄一直承担繁重琐碎接收/归档支票的任务,兼处理公司匹配捐款,很难做到及时和每一位捐款校友及时沟通联系。现在秘书处和几位志愿者一起正打算整理匹配捐款的流程,争取及时跟踪每一笔匹配捐款申请。

比如,内容更丰富的newsletter,AF在北美的理事和志愿者们将负责收集newsletter的素材,秘书处将负责编辑、加工这些素材,制作成newsletter。

再比如,更加积极主动的宣传推广。设在国内的秘书处会加强校园推广,配合科大做好迎新季、毕业季和返校季的活动协作。在北美,秘书处也将尝试与北美的志愿者、会员和校友们协作,加强科大校友之间的联系。

AF的秘书处办公地点设在中国深圳,由一位志愿者(张玮,856),一位专职秘书(Helen),一位兼职网管(Windirt)组成。大家可以通过afgb AT ustcaf DOT org 联系到他们。

18年以来AF一直是完全由志愿者运作的机构,这种运作方式成本低,但是却缺少连续性和系统的组织。成立秘书处可以将我们的志愿者宝贵的服务热情从繁杂的事务性工作中解脱出来,发挥创造性的作用,使AF的各项工作更有连续性。由于秘书处设在国内,一些必须在北美地区完成的事务,还要仰赖北美地区的志愿者们。秘书处在接下来一段时间会整理一些我们认为比较重要的工作,征集志愿者。所以,在这里,我们呼吁更多的AF会员和科大校友们来参与我们的工作,越多的人来参与,我们能做的事情就越多和越好。

最后在此祝我们亲爱的科大校友们在中国人的传统佳节里幸福吉祥,阖家欢乐!

凌航



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