USTCAF理事会2023年第4季度会议纪要
时间：2023年10月20日 22:00（美东时间）
与会理事：黄河, 李先进, 李逊, 胡荣湘, 迟世宏,牛磊, 陈炜铿
因故未能出席: 黄森华, 庞梦, 洪振尘, 吴戈晖
会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)
会议纪要：
A）理事会会议召开前安排的日程讨论纪要：
- USTCAF 2024 届理事选举：
- 2024 届理事选举有最多7位新理事名额 （符合会员资格和得到半数以上选票的得票，最多7人当选）。当选理事任期两年。
- 秘书处发送了几轮年度选举通知，原定候选人参选提名截止日期是10/24日。到10月20日收到三位候选人参选提名。秘书处会继续通知USTCAF会员群体，邀请会员参选。
- 为了提高获选理事门槛和增加会员的参与积极性，李先进提议如下： “理事会表决，延长2024理事候选人参选截止日期到12月25日，以帮助达到8位和以上候选人参选（超过2024年的7位空缺理事名额， 达到差额选举）。 12月25日后不论有没有达到8位以上理事参选人， 不再接纳新的参选人提名， 开始正式选举投票流程。
- 理事会投票通过决议。6位投票时在线理事， 3票赞成（李先进, 胡荣湘, 陈炜铿）， 两票反对（黄河, 李逊）， 1票弃权（牛磊）
- 2023年教师奖项评选：
- 秘书处10月15日发给理事会科大报送的20232023年教师奖项评选候选人名单。10月20日发送了理事Email 票选候选人的表格。11月15日需要正式通知科大，USTCAF理事会确认的得奖名单。建议各位理事在11月7日前把填好的票选决定Email秘书处。
理事会会议Open Discussion 日程讨论纪要：
- USTCAF Finance Investment:
- 李先进提出对USTCAF Finance Investment (from Finance Committee) 的结果的问题。 胡荣湘回答了在2023年初的会议上报告了Finance Investment Committee 提议的Investment portfolio 结果，Finance Committee (chaired by 黄河)按照理事会2022年的决议执行。年度Finance Investment 结果在每年的财报里 （2022年具体的Finance Numbers在USTCAF 2022年的财报里）。
- 李先进提议Finance Committee 单独再提供一份详细的Investment 报告。理事会票决通过，由Finance Committee Chair 黄河以及USTCAF Treasurer 胡荣湘整理一份Investment Portfolio 报告。
- 理事会投票结果（当时在线的六位理事）：5票赞成（李先进, 李逊，胡荣湘, 迟世宏，牛磊）， 1票反对（陈炜铿）
- 募捐：
- 牛磊，李逊，胡荣湘等理事提出了对USTCAF募捐情况的总结和如何加强USTCAF募捐。除了Promote USTCAF brand name (在USTCAF的各个活动，以及各校友会的活动中宣传) 外，需要让新的校友们更多对AF的了解，比如子基金（类似班级基金）等在Reunion时Promote等。网站也要加强宣传。群发需要有简单易行的捐赠QR Code 等。
- 爱心奖项目募捐进行得很好，可以作为一个借鉴，
- 需要更多的前期耕耘，这样才能在募捐时有收获。
- USTCAF事务和工作效率
- 李先进提出有的USTCAF事项需要执行效率需要提高。在理事会7月份决议由一位理事帮助77级王明旭推广他的电影“Sight”，但是现在进展如何除了在单拉的微信群里前期有些沟通外他也没有收到负责理事给的进展update。
- 李逊提出在迟世宏辞去USTCAF CEO 职位后， USTCAF缺乏一位总体跟进各项事务的CEO。 需要解决这个问题，提高执行力。理事会是决议机构，不能依靠理事会来做很多事务性的事情。
- 几位理事们建议以后理事需要commit 每年参加理事会的次数达到一半以上。在新理事加入时也要特别强调这点。
- 网站Publish:
- 李先进提出他需要USTCAF网站帮publish Ambassador program。
- 李逊解释 USTCAF网站publish 现在有李逊，Helen, 李嘉，牛磊都可以做，只需要把相关的文稿提供给他们。